Phát biểu tại buổi giới thiệu triển lãm CNTT - Điện tử - Viễn thông lần 1 năm 2017 được tổ chức tại TP. HCM,Ứngdụngphầnmềmđểsốhóatàiliệuthaythếcơsởdữliệutruyềnthốngoai hang anh 2024 ông Lê Quốc Cường, Phó Giám đốc Sở TT&TT TP.HCM  cho rằng việc xây dựng cơ sở dữ liệu số thay thế cho cơ sở dữ liệu truyền thống không còn là câu chuyện chuyên môn của từng bộ phận, doanh nghiệp mà chính là bài toán không nhỏ với mỗi cơ quan, doanh nghiệp để có thể giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa quy trình hoạt động, gia tăng sức cạnh tranh.

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang mang đến nhiều cơ hội lẫn thách thức, việc xây dựng cơ sở dữ liệu số (số hóa tài liệu) thay thế cho cơ sở dữ liệu truyền thống (dữ liệu lưu trữ bản cứng) đã trở thành vấn đề vô cùng cấp bách và quan trọng không chỉ cho chính quyền mà cả doanh nghiệp để tạo sức mạnh cạnh tranh và phát triển.

Nhận định tầm quan trọng của số hóa tài liệu trong việc xây dựng chính quyền điện tử, tại buổi trao đổi với các doanh nghiệp ngành CNTT, ông Trần Vĩnh Tuyến, Phó Chủ tịch UBND TP HCM cũng yêu cầu Sở TT&TT TP HCM sớm hối thúc các quận huyện hoàn tất việc số hóa thông tin về dân cư, đất đai ngay trong năm nay và chủ động mời doanh nghiệp tham gia cung ứng giải pháp chứ không phải đợi họ đi tiếp thị. Chỉ đạo đã có, nhưng lựa chọn doanh nghiệp phù hợp đồng hành xây dựng cơ sở dữ liệu hiệu quả là vấn đề mà các cơ quan quản lý phải cân não thẩm định, chọn lựa.

Tuy vậy, tại một hồi thảo hồi cuối tháng Tư về Giải pháp số hóa trong chính quyền điện tử và văn phòng điện tử, ông Nguyễn Hùng Sơn, Tổng Giám đốc Công ty FSI  cho biết hiện có đến 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ.

Thực tế trên đang gây khó khăn trong công tác tìm kiếm, khai thác tài liệu dẫn tới việc ảnh hưởng đến kết quả công việc. Tài liệu có thể bị hư hỏng do các yếu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nấm mốc.

Bên cạnh đó, ông Nguyễn Hùng Sơn nhận định trong khối doanh nghiệp cũng có đến 80% đang quản lý tài liệu theo hình thức thủ công, gây tốn chi phí địa điểm, nhân sự để bảo quản tài liệu.