Vận hành và quản trị doanh nghiệp ngành chăm sóc sức khỏe: thách thức và cơ hội

Với đặc thù của ngành, công việc của nhân sự y khoa thường được sắp xếp và xử lý theo từng trường hợp khách hàng. Những tương tác trao đổi hàng ngày xoay quanh việc khách hàng này đang gặp vấn đề gì, phác đồ điều trị như thế nào, ai là người chăm sóc… Một bệnh nhân có thể được luân chuyển qua nhiều chuyên khoa khác nhau. Như vậy, mỗi y bác sĩ sẽ có nhiệm vụ chăm sóc nhiều khách hàng cùng lúc. Khi số lượng khách ngày một tăng dẫn tới tình trạng quá tải thông tin, gây áp lực cho các bác sĩ.

Trong quá trình làm việc, các y, bác sĩ cũng phát sinh nhiều đề xuất cần gửi lên cấp trên nhưng các cấp quản lý hầu như quá bận, không có thời gian trình ký - phê duyệt. Đối với các tình huống khẩn cấp, đây lại là điều bất cập. Một câu hỏi khác được đặt ra về việc làm sao để xử lý nhanh gọn và chính xác luồng thông tin đề xuất này.

Bên cạnh đó, với nhu cầu dịch vụ chăm sóc sức khỏe tăng nhanh từ người dân, các doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng đủ nhân sự. Trên thực tế, tuyển dụng trong ngành không hề đơn giản. Doanh nghiệp nào cũng muốn tuyển được nhân sự phù hợp nhất trong thời gian ngắn nhất và với chi phí thấp nhất.

Thế nhưng, thách thức luôn song hành cùng cơ hội cho những người thức thời. Rất nhiều doanh nghiệp ngành chăm sóc sức khỏe đã đặt chân vào chặng đua số và tiên phong ứng dụng công nghệ của Base Platform - nền tảng vận hành & quản trị doanh nghiệp với các app chuyên sâu cho từng tác vụ cụ thể.

Chúng ta có thể kể đến doanh nghiệp Phân tích Di truyền Dentis - một đơn vị quá bận bịu với giấy tờ nên đã tìm đến ứng dụng xử lý đề xuất Base Request và triển khai ứng dụng quản lý công việc Base Wework cho phòng Marketing. Hay Nha khoa Smile Care dùng trọn bộ tất cả các app trên Base Platform cho các hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có Bệnh viện Đa khoa Bảo Sơn, Bệnh viện Việt Đức, Bệnh viện Đa khoa Thiện Nhân,... cũng đang chuyển đổi số mỗi ngày cùng Base.

Case study: Nha khoa Smile Care

Bối cảnh ngành chăm sóc sức khỏe  và xu hướng chuyển đổi số

Sự phát triển của kinh tế, thu nhập, gia tăng dân số, quá trình đô thị hóa cùng với hiện tượng già hóa dân số kéo theo nhu cầu về các dịch vụ chăm sóc sức khỏe của người dân gia tăng liên tục trong thời gian vừa qua, đặc biệt là Hà Nội và TP.HCM. Một số tác động tiêu cực như ô nhiễm môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm cũng khiến mọi người cần được thăm khám nhiều hơn. Theo nghiên cứu mới của Ngân hàng Thế giới, từ năm 2010 - 2020, thị trường ngành chăm sóc sức khỏe tại Việt Nam chứng kiến sự tăng trưởng gấp ba lần, tương lai sẽ sớm vượt qua các quốc gia trong khu vực như Thái Lan, Malaysia và Indonesia.

Trước thị trường ngày một sôi động đó, các doanh nghiệp trong ngành hướng tới cạnh tranh nhờ hoàn thiện chất lượng dịch vụ. Mỗi bệnh nhân được chăm sóc như một khách hàng, có dữ liệu thăm khám được lưu trữ số hóa dưới dạng EHR (Electronic Medical Record - Hồ sơ y tế điện tử) và EMR (Electronic Medical Record - Hồ sơ sức khỏe điện tử), và có thể được chăm sóc từ xa qua các ứng dụng (app) y tế. Cũng đã và đang xuất hiện dần những mô hình ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để chẩn đoán sức khỏe, các loại cảm biến theo dõi tình trạng bệnh nhân hay sử dụng robot. 

Không chỉ có vậy, các đơn vị còn cạnh tranh lẫn nhau trong việc ứng dụng công nghệ để tối ưu hóa công tác vận hành, quản trị nội bộ để tối ưu chi phí. Làm thế nào để quản lý phối hợp giữa các phòng ban? Tuyển dụng nhân sự như thế nào cho hiệu quả và tiết kiệm? Theo dõi hiệu quả công việc của đội ngũ y bác sĩ như thế nào? 

Vận hành và quản trị doanh nghiệp ngành chăm sóc sức khỏe: thách thức và cơ hội

Với đặc thù của ngành, công việc của nhân sự y khoa thường được sắp xếp và xử lý theo từng trường hợp khách hàng. Những tương tác trao đổi hàng ngày xoay quanh việc khách hàng này đang gặp vấn đề gì, phác đồ điều trị như thế nào, ai là người chăm sóc… Một bệnh nhân có thể được luân chuyển qua nhiều chuyên khoa khác nhau. Như vậy, mỗi y bác sĩ sẽ có nhiệm vụ chăm sóc nhiều khách hàng cùng lúc. Khi số lượng khách ngày một tăng dẫn tới tình trạng quá tải thông tin, gây áp lực cho các bác sĩ.

Trong quá trình làm việc, các y, bác sĩ cũng phát sinh nhiều đề xuất cần gửi lên cấp trên nhưng các cấp quản lý hầu như quá bận, không có thời gian trình ký - phê duyệt. Đối với các tình huống khẩn cấp, đây lại là điều bất cập. Một câu hỏi khác được đặt ra về việc làm sao để xử lý nhanh gọn và chính xác luồng thông tin đề xuất này.

Bên cạnh đó, với nhu cầu dịch vụ chăm sóc sức khỏe tăng nhanh từ người dân, các doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng đủ nhân sự. Trên thực tế, tuyển dụng trong ngành không hề đơn giản. Doanh nghiệp nào cũng muốn tuyển được nhân sự phù hợp nhất trong thời gian ngắn nhất và với chi phí thấp nhất.

Thế nhưng, thách thức luôn song hành cùng cơ hội cho những người thức thời. Rất nhiều doanh nghiệp ngành chăm sóc sức khỏe đã đặt chân vào chặng đua số và tiên phong ứng dụng công nghệ của Base Platform - nền tảng vận hành & quản trị doanh nghiệp với các app chuyên sâu cho từng tác vụ cụ thể.

Chúng ta có thể kể đến doanh nghiệp Phân tích Di truyền Dentis - một đơn vị quá bận bịu với giấy tờ nên đã tìm đến ứng dụng xử lý đề xuất Base Request và triển khai ứng dụng quản lý công việc Base Wework cho phòng Marketing. Hay Nha khoa Smile Care dùng trọn bộ tất cả các app trên Base Platform cho các hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có Bệnh viện Đa khoa Bảo Sơn, Bệnh viện Việt Đức, Bệnh viện Đa khoa Thiện Nhân,... cũng đang chuyển đổi số mỗi ngày cùng Base.

Case study: Nha khoa Smile Care

Có một sự thật là máy fax và cách liên lạc qua fax vẫn chưa "chết". Tuy việc sử dụng chúng không giống như tại thời điểm vào những năm 1980 hoặc 90 nhưng hàng ngàn máy fax vẫn được bán hàng năm chỉ riêng ở Mỹ. Vì vậy, theo nhà sử học công nghệ Jonathan Coopersmith, vẫn còn quá sớm để xem máy fax là một món đồ lỗi thời của thời đại trước.

Đáng ngạc nhiên, máy fax vẫn được sử dụng thường xuyên ở nhiều nơi. Trên thực tế, fax đã từng đi đầu trong các công nghệ truyền thông. Thậm chí ngày nay, nó thường được sử dụng bởi các cơ quan thực thi pháp luật cho các bài đăng hoặc hồ sơ công khai. Tương tự, ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe vẫn chủ yếu sử dụng máy fax. Có rất nhiều nỗ lực để sử dụng các lựa chọn thay thế tốt hơn nhưng do các quy định, nỗi ám ảnh về bảo mật trực tuyến và sự "ngoan cố" không muốn thay đổi nên máy fax vẫn tiếp tục hoạt động trên phạm vi toàn cầu.

Mặc dù việc sử dụng máy fax đã đạt đến đỉnh điểm vào những năm 1980 và 1990, nhưng rất ít người biết rằng máy fax thực sự đã có từ thế kỷ 19. Trên thực tế, công nghệ fax đã đi trước thời đại (phương thức phổ biến tiếp theo để gửi hình ảnh/tài liệu được quét bằng điện tử, (tức là email) đã xuất hiện gần 100 năm sau khi thiết bị đầu tiên có thể gửi tin nhắn fax ra đời).

Dựa trên một thiết kế của nhà phát minh người Scotland Alexander Bain, tin nhắn fax đầu tiên được gửi qua đường dây điện báo vào năm 1847. Vẫn còn tranh cãi để xem đó có phải là bản fax đầu tiên hay không. Nguyên nhân là trong thời kỳ đó, các nhà phát minh khác, bao gồm Thomas Edison và Alexander Graham Bell, cũng đang tìm cách tiên phong trong công nghệ fax vì nó có tiềm năng trở thành "điều lớn tiếp theo" trong ngành truyền thông. Lúc đó, các máy điện báo đã tạo điều kiện nhắn tin qua các khoảng cách lớn dù vẫn bị giới hạn về số lượng chữ cái. Tuy nhiên, mọi người muốn có một công nghệ có thể cho phép họ gửi các bản sao không chỉ bằng văn bản mà còn cả hình ảnh/tài liệu và có thể thực hiện nó ở tốc độ cao hơn. Đây là một trong những động lực lớn nhất để các nhà phát minh nổi tiếng trong thời đại đó phấn đấu cho ra đời công nghệ fax. Tiểu thuyết gia người Pháp Jules Verne đã tiên đoán Paris những năm 1960 tràn ngập máy fax trong bài viết của ông vào những năm 1860.

Công nghệ Fax hóa ra là một trong những cuộc cách mạng quan trọng nhất trong công nghệ truyền thông. Người Mỹ lần đầu tiên biết đến máy fax trong Hội chợ Thế giới New York nổi tiếng năm 1939, nơi một máy fax đã gửi hình ảnh cho các tờ báo với tốc độ 18 phút mỗi trang. Đây là tốc độ được so với ánh sáng vào thời điểm đó.

Tuy nhiên, chỉ sau vài thập kỷ, việc sử dụng fax đã xuất hiện ở các văn phòng trên khắp thế giới. Máy fax mang lại những cải tiến lớn về tốc độ giao dịch kinh doanh, cho phép các công ty và cá nhân phổ biến tài liệu nhanh chóng và rộng rãi. Ai đó trong một văn phòng ở Trung Quốc có thể gửi một tài liệu kinh doanh quan trọng đến một văn phòng ở Mỹ chỉ trong vài phút.

Mặc dù vậy, triều đại của nó là ngắn ngủi. Việc phát minh ra internet đã làm giảm tiện ích của máy fax. Trên thực tế, vào năm 1995, Nicholas Negroponte, người sáng lập MIT Media Lab nói rằng máy fax sẽ không còn phù hợp trong bối cảnh công nghệ hiện đại. Vài năm sau, dự đoán của ông đã trở thành sự thật khi nhu cầu về máy fax bắt đầu suy yếu dần.

Mặc dù doanh số bán máy fax đang giảm, các lĩnh vực như thực thi pháp luật và chăm sóc sức khỏe vẫn dựa vào máy fax để hoạt động hàng ngày. Điều này là do các khung pháp lý cứng nhắc, mối quan tâm về bảo mật của các hệ thống kỹ thuật số và quan niệm bảo thủ trong việc thay thế những công nghệ đã cũ, lỗi thời.

Fax được sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực y tế. Trên thực tế, theo một ước tính, gần 3/4 thông tin liên lạc y tế diễn ra thông qua fax.

Một số người đã kịch liệt bày tỏ sự bất bình của họ đối với việc sử dụng những gì họ gọi là một công nghệ cổ xưa. Nhiều người đổ lỗi cho việc giải thích một điều khoản trong luật riêng tư y tế của Hoa Kỳ, HIPAA, bắt buộc các nhà cung cấp dịch vụ y tế phải thực hiện các bước nghiêm ngặt trong việc bảo vệ thông tin của bệnh nhân. Quy tắc này đề cập rõ ràng đến fax và không gửi email (hoặc phương tiện điện tử khác), vì vậy nhiều nhà cung cấp dịch vụ y tế giải thích rằng tất cả các hồ sơ y tế phải được gửi qua fax.

Một yếu tố lớn khác ngăn cản các bệnh viện chuyển từ fax sang phương tiện điện tử tiên tiến hơn là nỗi lo sợ máy tính có thể bị hack dễ dàng. Họ cảm thấy rằng một máy fax mạnh mẽ hơn khi đối mặt với các cuộc tấn công. Đây là lý do tại sao một công ty khởi nghiệp có tên PatientBank đã thất bại trong nhiệm vụ thiết lập một hệ thống chăm sóc sức khỏe trong đó bệnh nhân có thể chia sẻ và nhận hồ sơ y tế bằng kỹ thuật số, thay vì dựa vào công nghệ lỗi thời như máy fax.

Thực thi pháp luật là một lĩnh vực khác vẫn trung thành với máy fax. Mặc dù có quyền tiếp cận những công nghệ tiên tiến nhất nhưng các bộ thực thi pháp luật ở Mỹ vẫn dựa vào các công cụ công nghệ khá cũ kỹ, bao gồm máy fax, cho các công việc hàng ngày.

Rõ ràng, gửi fax mang lại niềm vui nhất định vì chức năng retro (một từ chỉ sự hoài cổ) của nó, nhưng ở cấp độ tổ chức thì đây là khoảng thời gian mà máy fax sẽ dần được thay thế bằng các hệ thống tiên tiến hơn và tốt hơn. Các bác sĩ cần có quyền truy cập ngay vào hồ sơ y tế, cảnh sát không nên chờ vài phút để có được hình ảnh của nghi phạm qua fax để có hành động nhanh chóng. Máy fax vẫn có thể đóng vai trò trong các văn phòng như một bản sao lưu, trong trường hợp hệ thống kỹ thuật số/điện tử bị lỗi, nhưng nó không nên tiếp tục là phương thức liên lạc chính. Chúng ta đã phát triển các công nghệ truyền thông hiệu quả hơn nhiều kể từ khi internet ra đời, và chúng ta nên áp dụng chúng rộng rãi để cải thiện tất cả.

Theo Science ABC, nếu ai đó yêu cầu bạn gửi fax cho họ bản sao của một tài liệu cho trường đại học hoặc cơ quan, bạn có thể tự hỏi: "Tại sao trong thời đại Internet mà người ta vẫn dùng máy fax để gửi một tài liệu gì đó?".

Có một sự thật là máy fax và cách liên lạc qua fax vẫn chưa "chết". Tuy việc sử dụng chúng không giống như tại thời điểm vào những năm 1980 hoặc 90 nhưng hàng ngàn máy fax vẫn được bán hàng năm chỉ riêng ở Mỹ. Vì vậy, theo nhà sử học công nghệ Jonathan Coopersmith, vẫn còn quá sớm để xem máy fax là một món đồ lỗi thời của thời đại trước.

Đáng ngạc nhiên, máy fax vẫn được sử dụng thường xuyên ở nhiều nơi. Trên thực tế, fax đã từng đi đầu trong các công nghệ truyền thông. Thậm chí ngày nay, nó thường được sử dụng bởi các cơ quan thực thi pháp luật cho các bài đăng hoặc hồ sơ công khai. Tương tự, ngành công nghiệp chăm sóc sức khỏe vẫn chủ yếu sử dụng máy fax. Có rất nhiều nỗ lực để sử dụng các lựa chọn thay thế tốt hơn nhưng do các quy định, nỗi ám ảnh về bảo mật trực tuyến và sự "ngoan cố" không muốn thay đổi nên máy fax vẫn tiếp tục hoạt động trên phạm vi toàn cầu.

Mặc dù việc sử dụng máy fax đã đạt đến đỉnh điểm vào những năm 1980 và 1990, nhưng rất ít người biết rằng máy fax thực sự đã có từ thế kỷ 19. Trên thực tế, công nghệ fax đã đi trước thời đại (phương thức phổ biến tiếp theo để gửi hình ảnh/tài liệu được quét bằng điện tử, (tức là email) đã xuất hiện gần 100 năm sau khi thiết bị đầu tiên có thể gửi tin nhắn fax ra đời).

Dựa trên một thiết kế của nhà phát minh người Scotland Alexander Bain, tin nhắn fax đầu tiên được gửi qua đường dây điện báo vào năm 1847. Vẫn còn tranh cãi để xem đó có phải là bản fax đầu tiên hay không. Nguyên nhân là trong thời kỳ đó, các nhà phát minh khác, bao gồm Thomas Edison và Alexander Graham Bell, cũng đang tìm cách tiên phong trong công nghệ fax vì nó có tiềm năng trở thành "điều lớn tiếp theo" trong ngành truyền thông. Lúc đó, các máy điện báo đã tạo điều kiện nhắn tin qua các khoảng cách lớn dù vẫn bị giới hạn về số lượng chữ cái. Tuy nhiên, mọi người muốn có một công nghệ có thể cho phép họ gửi các bản sao không chỉ bằng văn bản mà còn cả hình ảnh/tài liệu và có thể thực hiện nó ở tốc độ cao hơn. Đây là một trong những động lực lớn nhất để các nhà phát minh nổi tiếng trong thời đại đó phấn đấu cho ra đời công nghệ fax. Tiểu thuyết gia người Pháp Jules Verne đã tiên đoán Paris những năm 1960 tràn ngập máy fax trong bài viết của ông vào những năm 1860.

Công nghệ Fax hóa ra là một trong những cuộc cách mạng quan trọng nhất trong công nghệ truyền thông. Người Mỹ lần đầu tiên biết đến máy fax trong Hội chợ Thế giới New York nổi tiếng năm 1939, nơi một máy fax đã gửi hình ảnh cho các tờ báo với tốc độ 18 phút mỗi trang. Đây là tốc độ được so với ánh sáng vào thời điểm đó.

Tuy nhiên, chỉ sau vài thập kỷ, việc sử dụng fax đã xuất hiện ở các văn phòng trên khắp thế giới. Máy fax mang lại những cải tiến lớn về tốc độ giao dịch kinh doanh, cho phép các công ty và cá nhân phổ biến tài liệu nhanh chóng và rộng rãi. Ai đó trong một văn phòng ở Trung Quốc có thể gửi một tài liệu kinh doanh quan trọng đến một văn phòng ở Mỹ chỉ trong vài phút.

Mặc dù vậy, triều đại của nó là ngắn ngủi. Việc phát minh ra internet đã làm giảm tiện ích của máy fax. Trên thực tế, vào năm 1995, Nicholas Negroponte, người sáng lập MIT Media Lab nói rằng máy fax sẽ không còn phù hợp trong bối cảnh công nghệ hiện đại. Vài năm sau, dự đoán của ông đã trở thành sự thật khi nhu cầu về máy fax bắt đầu suy yếu dần.

Mặc dù doanh số bán máy fax đang giảm, các lĩnh vực như thực thi pháp luật và chăm sóc sức khỏe vẫn dựa vào máy fax để hoạt động hàng ngày. Điều này là do các khung pháp lý cứng nhắc, mối quan tâm về bảo mật của các hệ thống kỹ thuật số và quan niệm bảo thủ trong việc thay thế những công nghệ đã cũ, lỗi thời.

Fax được sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực y tế. Trên thực tế, theo một ước tính, gần 3/4 thông tin liên lạc y tế diễn ra thông qua fax.

Một số người đã kịch liệt bày tỏ sự bất bình của họ đối với việc sử dụng những gì họ gọi là một công nghệ cổ xưa. Nhiều người đổ lỗi cho việc giải thích một điều khoản trong luật riêng tư y tế của Hoa Kỳ, HIPAA, bắt buộc các nhà cung cấp dịch vụ y tế phải thực hiện các bước nghiêm ngặt trong việc bảo vệ thông tin của bệnh nhân. Quy tắc này đề cập rõ ràng đến fax và không gửi email (hoặc phương tiện điện tử khác), vì vậy nhiều nhà cung cấp dịch vụ y tế giải thích rằng tất cả các hồ sơ y tế phải được gửi qua fax.

Một yếu tố lớn khác ngăn cản các bệnh viện chuyển từ fax sang phương tiện điện tử tiên tiến hơn là nỗi lo sợ máy tính có thể bị hack dễ dàng. Họ cảm thấy rằng một máy fax mạnh mẽ hơn khi đối mặt với các cuộc tấn công. Đây là lý do tại sao một công ty khởi nghiệp có tên PatientBank đã thất bại trong nhiệm vụ thiết lập một hệ thống chăm sóc sức khỏe trong đó bệnh nhân có thể chia sẻ và nhận hồ sơ y tế bằng kỹ thuật số, thay vì dựa vào công nghệ lỗi thời như máy fax.

Thực thi pháp luật là một lĩnh vực khác vẫn trung thành với máy fax. Mặc dù có quyền tiếp cận những công nghệ tiên tiến nhất nhưng các bộ thực thi pháp luật ở Mỹ vẫn dựa vào các công cụ công nghệ khá cũ kỹ, bao gồm máy fax, cho các công việc hàng ngày.

Rõ ràng, gửi fax mang lại niềm vui nhất định vì chức năng retro (một từ chỉ sự hoài cổ) của nó, nhưng ở cấp độ tổ chức thì đây là khoảng thời gian mà máy fax sẽ dần được thay thế bằng các hệ thống tiên tiến hơn và tốt hơn. Các bác sĩ cần có quyền truy cập ngay vào hồ sơ y tế, cảnh sát không nên chờ vài phút để có được hình ảnh của nghi phạm qua fax để có hành động nhanh chóng. Máy fax vẫn có thể đóng vai trò trong các văn phòng như một bản sao lưu, trong trường hợp hệ thống kỹ thuật số/điện tử bị lỗi, nhưng nó không nên tiếp tục là phương thức liên lạc chính. Chúng ta đã phát triển các công nghệ truyền thông hiệu quả hơn nhiều kể từ khi internet ra đời, và chúng ta nên áp dụng chúng rộng rãi để cải thiện tất cả.

Trong suy nghĩ ban đầu của chị Trang, cách làm việc online không mấy mang lại những kết quả tích cực. Điển hình là với việc dạy học, các bài giảng sẽ khó hiệu quả do sự hạn chế tương tác giữa học sinh và giáo viên. Tuy nhiên sau một thời gian làm việc và dạy học online, dần dần chị cũng cảm thấy quen và nhận ra nó cũng có một số ưu điểm nhất định. 

“Trường mình dạy học trên nền tảng Microsoft. Sinh viên sẽ đăng nhập bằng địa chỉ email do trường cấp. Với phần mềm này, mình có thể quản lý việc làm bài, nộp bài, chấm điểm của sinh viên rất tiện. Dạy cùng lúc 2 nền tảng khác nhau ở 2 trường đại học, thế nhưng mọi thứ đều rất ok.”, chị Trang chia sẻ. 

Theo chị Trang, môi trường làm việc trực tuyến cũng giúp chị có thể vừa đứng lớp, vừa theo học các lớp nghiệp vụ mà không cần phải di chuyển nhiều. 

Nói về một kỷ niệm vui, chị Trang cho biết, lớp học nghiệp vụ thường diễn ra trong khoảng thời gian từ 6-8h tối. Thế nên thỉnh thoảng, chị lại phải nhờ chồng “trực chiến", điểm danh hộ để còn đi ăn cơm tối. 

Nhìn lại suốt cả quá trình, đối với bản thân chị Trang, làm việc trên môi trường online ban đầu tưởng chừng như một trở ngại, khó khăn, thế nhưng từ đó lại có thể nhìn ra được nhiều điều tích cực. 

Quan ngại về bảo mật khi làm việc online

Không có nhiều kinh nghiệm như chị Trang, chị Thuỷ (Lĩnh Nam, Hà Nội) mới làm việc trên môi trường online 2 ngày kể từ thời điểm có “lệnh" cách ly xã hội. 

Làm việc tại một văn phòng luật, công việc hàng ngày của chị Thủy là chăm sóc khách hàng, soạn công văn và liên hệ với Cục Sở Hữu trí Tuệ. Công việc mang tính chất văn phòng là chính, vậy nên chị Thuỷ cũng không quá khó khăn khi chuyển môi trường làm việc sang online. 

Một buổi họp online, điều không thể thiếu khi làm việc từ xa. Ảnh: Trọng Đạt

Do công ty nhỏ không thể mua các phần mềm có chi phí cao, cơ quan đã cài phần mềm liên kết giữa máy tính cá nhân của chị Thuỷ và máy chủ đặt tại Sài Gòn. Nhờ vậy, dù ngồi ở nhà, chị Thuỷ vẫn có thể truy cập vào server công ty để lấy tài liệu làm việc. 

Theo chị Thuỷ, vì mới làm online nên chưa biết hiệu quả làm việc sẽ ra sao, tuy nhiên chị cảm thấy khá ổn với cách vận hành này. Với vấn đề điểm danh, chị cho rằng cơ quan nên quản lý công việc theo KPI, cứ làm việc nhiều là tự khắc sẽ không trốn được. 

“Trước giờ mình vẫn làm việc từ xa do trụ sở chính cơ quan ở TP.HCM, vậy nên làm việc ở nhà về cơ bản cũng chẳng khác mấy, chỉ khác là không được đến văn phòng", chị Thuỷ chia sẻ. 

Do đây chỉ là cảm xúc cá nhân, chị Thuỷ cho rằng, với cả công ty thực tế có thể sẽ khác. Điều mà chị quan tâm nhất là vấn đề bảo mật trong quá trình làm việc online. Thực tế cho thấy, vấn đề bảo mật khi làm việc từ xa cũng là mối quan tâm chung của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.  

Chồng thay vợ điểm danh khi học nghiệp vụ

Chị Trang (Kim Chung, Hà Nội) vốn là chuyên viên tại một cơ quan nhà nước. Ngoài giờ làm việc, chị còn tham gia đứng lớp tại một trường đại học để kiếm thêm. Kể từ khi dịch Covid-19 bùng phát, giống như bao người khác, chị Trang đã phải ở nhà và bắt đầu làm quen với môi trường làm việc online. 

Chia sẻ với Pv. VietNamNet, chị Trang cho biết, để giữ an toàn cho bản thân và gia đình, chị đã ở nhà kể từ khi bệnh nhân số 17 được phát hiện. Trong khoảng thời gian đó, chị vẫn làm công việc ở cơ quan và đi dạy học, thậm chí cả đi học thêm về nghiệp vụ, tất cả đều diễn ra dưới hình thức online. 

Làm việc từ xa là sự lựa chọn của nhiều người trong mùa dịch Covid-19. Ảnh: Trọng Đạt

Trong suy nghĩ ban đầu của chị Trang, cách làm việc online không mấy mang lại những kết quả tích cực. Điển hình là với việc dạy học, các bài giảng sẽ khó hiệu quả do sự hạn chế tương tác giữa học sinh và giáo viên. Tuy nhiên sau một thời gian làm việc và dạy học online, dần dần chị cũng cảm thấy quen và nhận ra nó cũng có một số ưu điểm nhất định. 

“Trường mình dạy học trên nền tảng Microsoft. Sinh viên sẽ đăng nhập bằng địa chỉ email do trường cấp. Với phần mềm này, mình có thể quản lý việc làm bài, nộp bài, chấm điểm của sinh viên rất tiện. Dạy cùng lúc 2 nền tảng khác nhau ở 2 trường đại học, thế nhưng mọi thứ đều rất ok.”, chị Trang chia sẻ. 

Theo chị Trang, môi trường làm việc trực tuyến cũng giúp chị có thể vừa đứng lớp, vừa theo học các lớp nghiệp vụ mà không cần phải di chuyển nhiều. 

Nói về một kỷ niệm vui, chị Trang cho biết, lớp học nghiệp vụ thường diễn ra trong khoảng thời gian từ 6-8h tối. Thế nên thỉnh thoảng, chị lại phải nhờ chồng “trực chiến", điểm danh hộ để còn đi ăn cơm tối. 

Nhìn lại suốt cả quá trình, đối với bản thân chị Trang, làm việc trên môi trường online ban đầu tưởng chừng như một trở ngại, khó khăn, thế nhưng từ đó lại có thể nhìn ra được nhiều điều tích cực. 

Quan ngại về bảo mật khi làm việc online

Không có nhiều kinh nghiệm như chị Trang, chị Thuỷ (Lĩnh Nam, Hà Nội) mới làm việc trên môi trường online 2 ngày kể từ thời điểm có “lệnh" cách ly xã hội. 

Làm việc tại một văn phòng luật, công việc hàng ngày của chị Thủy là chăm sóc khách hàng, soạn công văn và liên hệ với Cục Sở Hữu trí Tuệ. Công việc mang tính chất văn phòng là chính, vậy nên chị Thuỷ cũng không quá khó khăn khi chuyển môi trường làm việc sang online. 

Một buổi họp online, điều không thể thiếu khi làm việc từ xa. Ảnh: Trọng Đạt

Do công ty nhỏ không thể mua các phần mềm có chi phí cao, cơ quan đã cài phần mềm liên kết giữa máy tính cá nhân của chị Thuỷ và máy chủ đặt tại Sài Gòn. Nhờ vậy, dù ngồi ở nhà, chị Thuỷ vẫn có thể truy cập vào server công ty để lấy tài liệu làm việc. 

Theo chị Thuỷ, vì mới làm online nên chưa biết hiệu quả làm việc sẽ ra sao, tuy nhiên chị cảm thấy khá ổn với cách vận hành này. Với vấn đề điểm danh, chị cho rằng cơ quan nên quản lý công việc theo KPI, cứ làm việc nhiều là tự khắc sẽ không trốn được. 

“Trước giờ mình vẫn làm việc từ xa do trụ sở chính cơ quan ở TP.HCM, vậy nên làm việc ở nhà về cơ bản cũng chẳng khác mấy, chỉ khác là không được đến văn phòng", chị Thuỷ chia sẻ. 

Do đây chỉ là cảm xúc cá nhân, chị Thuỷ cho rằng, với cả công ty thực tế có thể sẽ khác. Điều mà chị quan tâm nhất là vấn đề bảo mật trong quá trình làm việc online. Thực tế cho thấy, vấn đề bảo mật khi làm việc từ xa cũng là mối quan tâm chung của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.